一、常用的公文种类

1. 决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。

2. 决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

3. 公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。 

4. 通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 

5. 通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

6. 通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。 

7. 报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 

8. 请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 

9. 批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。 

10. 条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。 

11. 规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。

12. 意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。 

13. 函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

14. 会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。 

二、公文格式 

（一）公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。 

（二）公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。 

1. 发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。 

2. 发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。 

3. 向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。 

4. 紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。 

5. 秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。 

（三）正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等 。

1. 标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。 

2. “公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。 

3. 正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。 

4. 附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。 

5. 文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。 

6. 公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。 文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。 

（四）主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。 

（五）抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。 

（六）印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。 

（七）文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。 

（八）公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。

三、公文的撰写

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 公文书写各部分的编排次序 

 1．保密等级 

在文稿上，应根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。 

2．紧急程度 

这是表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用汉字“特急”、“急”表示。表明紧急的这些字样，一般在公文首页文头的右上角或左上角、密级标志的下方，可以加盖印戳或直接印上。有时也可以在标题中标明，如“紧急通知”等。紧急程度的标志，目的在于引起人们注意并为催办公文提供依据，确保紧 急公文优先处理，避免延误。 

3．文头 

在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1／3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行，主办单位排列在前。 

4．发文字号 

发文字号是该份公文的代号，由发文机关统一编列，包括发文机关代字、年份和序号。 

如国务院2003年第一件发文即标作：“国发[2003]001号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中；如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条细实线。 

5．签发人 

位于发文字号的同一行，居右侧。前空两格标“签发人”，空一格后标注签发人姓名。常用与发文字号相同的字体字号印刷。“签发人”用3号仿宋体字，后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，字号应小于标题字号。 

6．公文标题 

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。这三部分不能随便省略。在公布性的公文(如公告、通告)标题中，有时可以省略事由，直接由发文机关和公文种类构成标题，但只要出现事由，则“关于”一词就不能省略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题中的公文种类名称是不可省略的。引用被转发公文的标题时，如果该公文不是法规、规章，也不应加书名号。公文标题的位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时要做到词义完整，排列对称，间距恰当。 

7．主送机关 

位于标题以下，从左至右顶格排列，回行继续顶格。如主送机关不止一个，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号或逗号分隔。常用3号仿宋体字印刷。 

8．正文 

正文是公文的核心，用于表达公文的内容。自主送机关名称下一行开始，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。句号、逗号、问号、叹号、顿号、分号、冒号占1字格，但不应出现在一行之首。而书名号、引号、括号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。破折号、省略号都占2字格，中间不能断开，连接号“一”和间隔号“?”一般占1字格。后面这四种符号书写或印刷时上下居中。正文常用3号仿宋体印刷。     

9．附件 

附件标记位于正文之后、发文机关名称之前，在空两格的地位标出“附：”的字样，再分别标出附件序号(只一件时不标)、标题、份数，每件一行，字体字号与正文相同。

10．作者 

位于正的文右下方。一个机关占一行．联合行文时应将主办机关排列在前。常用3号或4号楷体字印刷。     

11．印章或签署 

印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。 

签署位于正本的末页，先排出机关名称、签署者职务，后空两格请领导者签注姓名。 

12．成文日期 

成文日期标注在正文右下方稍偏右排一行。年月日必须齐全，不能省略，并一律用汉字书写，字体字号与正文同。法规性公文或经会议讨论通过的文件，其产生的法定程序和产生日期用圆括号括入，标注在标题下方正中处，通常称之为“题注”。 

13．注释 

位于公文末页左下方．每项说明(名词数语、事项等)为一个自然段。附注有多条时需有序号。常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。 

14．主题词 

位于公文末页附注之下，排一行，起首空两格标注“主题词”字样，空一格填主题词，词间空一格，不加际点。常与正文字号相同，但用黑体字印刷。 

15．抄送机关 

位于主题词以下，所占区域用两条与图文区宽度相等长度的平行细线作为界线，形成“抄送栏”。起首空两格标出“抄送：”字样，如有抄报，则先标出“抄报：”，在下一行的同等位置再标“抄送：”。然后，按机关性质、级别和有关规定或惯例依次排列抄报或抄送机关名称，中间用顿号或逗号隔开。如果抄送机关一行写不下，另起一行时应与第一行的抄送机关平头。抄送机关用与正文相同的字体、字号的文字印刷。 

16．印发说明 

位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边(地脚)交界处划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”。在栏中左边标注承印这份公文的部门，一般是“„„(印发机关名称)办公厅(室)”，右边标注“某年某月某日印发”，用与正文相同的字体字号的文字印刷，印发日期一般写送往印刷厂(文印室)的日期。在印发说明栏底线下的右侧，用小于正文字号的5号或小5号仿宋体印上“共印×××份”。 

特别注意：

1. 正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。 

2. 联合行文的机关级别层次必须相同或相近。 

3. 党政机关可以超出各自的系统内部发布文件；作为党领导的国家行政机关可以直接向党的组织汇报工作，但不能直接向党的组织发布指令性文件；党政机关可以联合发文，但应尽可能的少发． 

4. 时间的表达 

一般情况下，应避免使用时间代词，而应当使用具体日期。 

(1)避免使用交代不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等。  

(2)年份一概用全数，不得省略。例如“2003年”不能写成“03年”。 

5. 空间的表达 

(1)表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。 

(2)所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称(包括标准译名)，一般不使用别称，国内地名不用简称。 

(3)除出于特殊需要(如保密等)或表达对象在文中无重要和必要意义之外，公文中的空间概念大都需精确表达。  (4)慎重使用表示处所的代词(这里、那里等)，以防止误解或费解。 

6. 数字的运用 

(1)数字的增减要注意用词和概念。

二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，第五层为“①”。 

(2)当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容有关的。 

(3)列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内后党外，由大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。